A korábbinál sokkal több lesz a home office, az eredeti üzleti terveket ugyan át kellett szabni, de a fejlesztések nem maradnak el és szükség lesz az informatikai háttér további erősítésére – többek között ezeket jelezték az mmonline.hu által megkérdezett hazai pr-ügynökségek vezetői a következő hónapokra vonatkozó terveik kapcsán. Sorozatunk ötödik részében Tengelits András, az Avantgarde Group PR igazgatója beszél arról, hogy miért nem ért egyet azokkal, akik mindenben megváltozó működést vizionálnak, hogyan tértek vissza az irodába, illetve hogyan tervezik erősíteni a csapatot.
– Mikor álltatok át home office-ra, mennyire volt gördülékeny a váltás, mi jelentette a legnagyobb kihívást?
– Könnyű lenne azt mondani, hogy mi mindezt előre láttuk, de részben tényleg ez a helyzet. Az első, Kínából érkező hírek kapcsán már elkezdtük a gondolkodást arról, hogy ez Magyarországot és persze a mi munkánkat, az üzletet hogyan érinti majd. Nem estünk kétségbe, hiszen rendszeresek az online meetingek nemzetközi ügyfeleinkkel és az otthoni munkavégzés is bevett gyakorlat nálunk már régóta. Az viszont tagadhatatlan, hogy a központi intézkedések gyorsaságához hasonlóan mi is nagyon hirtelen, egyik napról a másikra költöztünk át home office-ba. Az igazi kihívást nem az elindulás jelentette, hiszen az egész csapat lelkes volt, sokkal inkább az, hogy egy-másfél hónap után is fenntartsuk ezt a lelkesedést, a motivációt.
– Mennyire volt hatékony így a munka, hogyan tudtátok kiszolgálni az ügyfeleket?
– A kollégáinknak azt mondtuk, felállítunk egy rendszert, amivel kapcsolatban csak egy biztos: a helyzet függvényében bármikor változhat. Minden reggel közös napindítót tartottunk, ahol munkához felöltözve, bekapcsolt kamera mellett nagyon röviden átbeszéltük a feladatokat. Jó volt ez a csapat egyben tartása miatt is. Azt láttuk, hogy az első 1-2 hétben mindenki többet tett bele a szokásosnál. Meggyőződésem, hogy ha az Avantgarde ügyfelei éreztek ebből bármit, akkor az csak az eddiginél is hatékonyabb támogatás lehetett.
– Volt-e egyeztetés az ügyfelekkel arról, hogyan dolgoztok tovább az új helyzetben, ezeknek mi volt a legfontosabb tapasztalata, hogy viszonyultak ők az új körülményekhez?
– A személyes találkozókat már a home office bevezetése előtt lemondtuk, ez legtöbb ügyfelünk esetében az ő oldalukon is általános volt. És persze az is, hogy ők is otthonról dolgoztak. Így szinte azonnal ez lett a business as usual. Amint megtudtuk, hogy egy új helyzet következik, minden aktivitásunkat átnéztük, módosítottuk a helyzetnek megfelelően, az összes social media poszttól kezdve a nagy eseményekig. Rengeteget dolgoztunk a kezdeti időszakban, nem akartuk, hogy hibázzunk sem az ügyfeleink kommunikációjában, sem a saját működésünket illetően. Senkinek nem engedtük el a kezét, többet egyeztettünk, mint valaha.
Személyesen nagyon sajnáltam, ha a helyzetre reflektáló, szerintünk remek ötleteink elakadtak, de érthető volt, ha a saját működés újragondolása elvitte az energiákat a cégek egy részénél. A belső kommunikáció fontosságát azonban szinte azonnal mindenhol felismerték.
– Volt-e példa arra, hogy valaki visszamondja a szerződést, vagy átmenetileg csökkentse a havidíjat, ezt hogyan menedzselte a cég, milyen intézkedéseket hozott?
– Néhány esetben előfordult, hogy egy már megtervezett kampányt elhalasztottak, egy ügyfél pedig a speciális piaca miatt szünetelteti a szerződést, de reméljük, ez is átmeneti. Ahol szükség volt rá, átütemeztünk médiafoglalásokat, egyezkedtünk minden szinten, kinek mi lenne a jó megoldás. Ez részünkről plusz energiát követelt, de megérte foglalkozni vele.
– Sikerült-e esetleg új megbízást szerezni a COVID-19 alatt, hogyan történt az egyeztetés, mennyire nehezítette meg a folyamatot az, hogy csak online lehetett tartani a kapcsolatot?
– Most akkor lehet-e jönni vagy sem? Múlt héten napokig tartó kérdés volt egyik ügyfelünknél, aki külföldről érkezett volna egy megbeszélésre. Problémát nem jelentett, hiszen eleve Teams-be rakunk most már be minden megbeszélést. Maradt hát vele is az online kapcsolat. Csakúgy, mint az elmúlt hónapokban, mert ez például pont egy olyan új izgalmas projekt, aminek a tárgyalását még a járvány előtt kezdtük el, de mostanra ért be. Másfelől mivel a cégek a belső kommunikációban sokat erősítettek, ezen a téren új projektek indultak, amelyekben az Avantgarde is támogatni tudja ügyfeleit.
– A korlátozások feloldásával kötelező lesz-e visszatérni a kollégáknak az irodába, esetleg más protokollt használtok?
– A home office jó dolog, ha stratégiai ügyeket kell átgondolni, átfogó anyagokat kidolgozni. Kiegészíti az irodai működést, de csak kiegészíti. Azt valljuk, hogy hosszasabban napi munkát jól végezni együtt, csapatban lehet. Ez mégiscsak egy kommunikációs szakma, ahol fontos a személyes kapcsolat az ügyfelekkel és egymással is. Sokáig nem lehet kreatív energiákat felszabadítani egy számítógép mellől. Ez az oka, hogy mi május végén (ekkor kezdték megnyitni az óvodákat, iskolákat) visszaköltöztünk az Avantgarde irodába. Mondhatnám, hogy kötelező jelleggel, de valójában már mindenkinek hiányoztak addigra a társas kapcsolatok, na és a bandázás a teraszon, ahol legutóbb még havazás volt, most meg gyönyörű zöld minden.
– Korábban milyen arányban volt távmunka, a járvány után emelkedik-e a home office aránya?
– Érdekes, hogy a home office lehetősége korábban is adott volt, legalább kéthetente, de a kollégák sokszor ezt sem használták ki. Többen is mondták, hogy úgy igazán csak most alakították ki a rutint az otthoni munkavégzéshez.
– Melyek voltak a legfontosabb tapasztalatai a járványnak a cég működése, az ügyfelek kiszolgálása szempontjából? Mi az, amit megtartotok a járvány után is az újfajta működésből?
– Nem értek egyet azokkal, akik új jövőt, mindenben megváltozó működést vizionálnak. A kommunikációs szakma alapvetése, hogy mindig reflektál az aktuális történésekre, jelenségekre – a Covid-19 sem szól másról. Nagyobb hatása volt? Hát persze! Van azonban stabil pont az Avantgarde-nál ebben a rendszerben: kidolgozott, precíz munkafolyamataink. Ezért mondtuk a home office első napjától fogva, hogy a napi működésben tartjuk magunkat a kialakult jó gyakorlatainkhoz: megtartottuk a rendszeres belső ügyfélstátusokat, partnereinkkel a szokásos heti meetingeket, de még a negyedéves belső munkatársi értékelést sem halasztottuk el.
– Hogyan befolyásolja a járvány a cég üzleti terveit, mi marad el, esetleg lesz olyan fejlesztés, amit ilyen körülmények között is megvalósítotok?
– Nemhogy halasztottuk, de előrébb hoztuk Employer Branding Magazinunk új számának kiadását. Korábban ezt akkor írtuk, amikor volt rá kapacitásunk, most viszont időszerűnek éreztük a vírushelyzetre specializálni és nagyon pozitív visszajelzéseket kaptunk. Olyan apróságokra is volt energia, mint a home office zoknis kihívásunk, amihez sok ügynökség és cég csatlakozott. Tény azonban, hogy az üzleti aktivitás jelentősen csökkent, alig vannak tenderek és ez tükröződni fog az idei árbevételben nálunk is, mint mindenhol. Emiatt több aktivitást átszerveztünk belső erőforrásra az alvállalkozóktól. Az idő minket igazolt, nem küldtünk el egy kollégát sem és nem csökkentettük a fizetéseket sem. Ezt ma kevés cég mondhatja el magáról, de úgy éreztük, hogy a munkatársaink is megérdemlik, tényleg sokat dolgoztak és rendkívül felelősségteljesen álltak bele a változásokba.
A hagyományos PR és social media megbízásainkon túl több rendezvény is vár ránk, valamint az elhalasztott kampányokat is pótolni fogjuk. Éppen most csatlakozik hozzánk új gyakornok, és még minimum két kollégával bővítjük a csapatot a következő hetekben. Van munkánk és bízunk a jövőben, meg leginkább magunkban!
