Munkahelyi rémálom, hogy a szabadságról visszatérve közlik az emberrel: „Köszönjük, de hétfőn már be se gyere.” Velem ez történt. Öröm az ürömben, hogy ennek az oka „csak” annyi, hogy amíg külföldön voltam, a teljes Lounge Group ügynökség (alias a munkahelyem) virtuális irodává vált. Azaz – ha csak a soraimat ön most nem éjjel olvassa – közel 100 ember ezekben a pillanatokban is éppen home office-ból üzemeltet egy teljes céget. És hogy hogyan válik egy fizikai ügynökség pár nap alatt „online irodaházzá”? Megírtuk.
A koronavírus-járvány egyik napról a másikra megváltoztatta az életünket. Így azt is, ahogyan eddig a munkáról gondolkoztunk. A hétfői villamoson zakatolás sokaknak már éppoly távolinak tűnik, mint az, amikor még nem rezzentünk össze, ha egy 15 fős meetingen valaki tüsszentett egyet. Szerencsés vagyok, mert a mi cégünk vezetősége gyorsan reagált, és előtérbe helyezte az egészségünket – még olyan áron is, hogy ezért egy teljes irodaházat kellett a virtuális térbe költöz tetni. Ennek kihívásairól olyan kollégákat kérdeztem, akik ebben a „költözésben” nagy szerepet játszottak. Merthogy március 17. óta – fizikai értelemben – nem járunk munkába.
„Azt lehetett érezni, hogy hálásak a munkatársak, és azt érezték, felelős döntést hoztunk értük. Nagyon gyorsan és rugalmasan reagált a cég a kiala kult helyzetre” – mondja Bartal Szedő Gabriella, a Lounge Group HR-vezetője, amikor a döntés fogadtatásáról kérdezem. A többség home office-ból dolgozik, néhányan azonban helyhez kötött munkát végeznek. „A cég rájuk is gondolt – folytatja Gabriella –, így azoknál a munkaköröknél, ahol nem megoldható a home office, vagy nem teljes körűen, ott van lehetőség taxis munkába járásra, hogy a tömegközlekedést kerülni tudják. Emellett fertőtlenítőt és maszkokat is biztosítottunk.”
Az ügynökségünknél korábban sem volt szitokszó a home office, többségünk rendszeresen igénybe vehette. De egy irodaháznyi otthonról dolgozó ember egészen más IT-kihívást jelent, amiről Tamás Petra back office osztályvezető tud csak igazán mesélni: „Ami számunkra izgalmas volt, az az, hogy mi történik, ha 90 ember egyszerre akarja majd távolról használni a szervert és a belső intranetes, valamint projektmenedzsment-hálózatunkat. Az IT folyamatosan monitorozta a felhasználók számát és az adatforgalmat, hogy rögtön tudjunk reagálni, ha be kell avatkozni. Készült terv idősávos korlátozásra, amennyiben a hálózatban olyan mértékű lassulás következne be, ami akadályozza a munkavégzést, de szerencsére erre eddig nem volt szükség.”
A zökkenőmentes átállás azért is volt fontos, mert közös célunk, hogy a teljes átalakulásból a cég ügyfelei semmit se érezzenek. Sperczel Dániel ügyfélkapcsolati igazgató szerint ez megvalósult, és a teljes home office- ra vonatkozó döntésről azonnal értesítették az ügyfeleket. „Azt gondolom, hogy minden változást kommunikálni kell, amely az ügyfél-ügynökség kapcsolatára, kapcsolattartására döntően befolyással van. Mi is időben jeleztük az ügyfeleinknek, hogy felelős vállalatként, az aktuális kormányzati intézkedésekkel összhangban, otthoni munkavégzést rendeltünk el, első körben a családosoknak, időskorúakat ápolóknak, amelyet pár nappal később kiterjesztettünk szinte a teljes munkavállalói rétegre. Az ügyfeleink döntő többségénél, ha tehették, szintén elrendelték az otthoni munkavégzést, így kivétel nélkül egyetértés volt ebben a kérdésben is, azaz egymást segítjük ebben a nehéz helyzetben.”
Az otthoni munkával pedig – tapasztalata szerint – nem élnek vissza a kollégák. „Talán az első és legfontosabb kihívás a jelenlegi helyzetben, hogy ugyanúgy ki kell alakítani a megfelelő rutint az otthoni munkavégzés során, mintha az irodában lennénk. Tehát tudatosan szükséges alkalmazni ezt a lehetőséget. Figyelni kell viszont továbbra is a munka és a magánélet megfelelő egyensúlyára, hiszen csábító lehet munkaidőben nemzetközi tartalomszolgáltatók kínálatában lévő sorozatokat nézni, vagy akár késő este dolgozni. Optimális esetben egyik sem jó, rendkívüli nehézségeket okozhat egy ilyen attitűd akkor, amikor vissza kell állni a normál hétköznapokra.” Az ügyfélkapcsolati igazgató azt is elmondta, hogy próbaként éli meg ezt a helyzetet, ami megerősíti a céget és a benne dolgozók összetartását. Az, hogy ez a cikk több kolléga otthoni összefogó munkájából született, talán erre egy apró, de jó példa. És hol van még a vége…
Cser Anikó Panni media relations manager, Lounge Group
