Teljes körű digitális megoldások helyett még ma is sok magyar cégnél használnak papíralapú vagy személyes ügyintézést igénylő megoldásokat a munkavállalók, holott a mindennapi adminisztrációval, feladatkezeléssel kevesen elégedettek. Egy friss kutatás most számszerűen is kimutatta, melyek azok a problémák, amelyekkel a leggyakrabban küzdenek a magyarok a mindennapi irodai munkavégzés során.
Országos, reprezentatív kutatásban* mérte fel a TOPdesk Magyarország, hogy milyen tipikus problémák bosszantják a leginkább a magyar irodai dolgozókat. Az eredményekből kiderül, hogy a magyarok négyötöde egyértelműen elégedetlen a mindennapi munkahelyi adminisztrációval, a papírmunkával és az egyéb belső folyamatok kezelésével. A legbosszantóbb tényező a válaszadók szerint az, hogy túl lassan kapnak választ a kérdéseikre – a kitöltők 75 százaléka tartja ezt a munkája során az egyik legzavaróbb tényezőnek. A munkavállalók közel fele szerint pedig a nem kielégítő információszolgáltatást is megnehezíti a mindennapjait.
A legbosszantóbb irodai jelenségek
Az informatikai eszközök közül a nyomtatókkal gyűlik meg a legtöbb irodai dolgozó baja: több mint egyharmaduk tette a nyomtatót a problémás IT-eszközök és szolgáltatások között az első helyre. A második és harmadik helyen az új programok telepítése és a levelezőrendszerrel kapcsolatos fennakadások végeztek a kutatásban.
Amikor a munkájukat akadályozó problémával szembesülnek, a munkavállalók nem tudnak higgadtak maradni: a kérdőív kitöltőinek kevesebb mint negyede képes erre a saját bevallása szerint. A legtöbben csendben bosszankodnak vagy káromkodással vezetik le a frusztrációjukat. Mintegy 10 százalékuk úgy küzd meg a helyzettel, hogy kimegy pár percre a szabad levegőre, esetleg elszív egy cigit, de szerencsére csak a válaszadók 5 százaléka kezd el ilyenkor csapkodni.
Elhúzódó problémák, papíralapú ügyintézés
A válaszadók hetven százaléka számolt be arról, hogy közvetlenül informatikai szakemberhez vagy rendszergazdához fordul, amikor számítógépes vagy más technológiai problémával találkozik. Tízből mindössze négy munkavállaló tapasztalja, hogy 24 órán belül megnyugtató választ kap informatikai kérdéseire, de az is igaz, hogy három napon túl csak a problémás esetek 14 százaléka húzódik el.
A kutatás arra is kitért, hogy milyen csatornákat használnak a dolgozók a belső folyamatok kezelésére. Az eredmények szerint a digitális megoldások mellett még ma is ugyanolyan megszokott a papíralapú vagy akár a személyes ügyintézés. A céges helyiségek és eszközök, például tárgyalótermek, kivetítők, gépkocsik foglalását például a válaszadók negyede személyesen intézi az illetékesnél, az új munkavállalókat pedig még az esetek több mint 25 százalékában várja papíralapú információs csomag.
„Kutatásunk eredményei rávilágítanak az irodai informatikával és szolgáltatásokkal kapcsolatos tipikus problémákra, amikkel cégek százai, munkavállalók tízezrei nap mint nap találkoznak” – mondta Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform értékesítési menedzsere. „Azt látjuk, hogy még olyan munkahelyeken is, ahol a folyamatok legnagyobb része számítógépeken zajlik, az ügyintézés sokszor telefonon, személyesen történik. Ilyen informális módszerekkel minél nagyobb létszámú egy szervezet, annál bonyolultabb és annál kevésbé hatékony a problémakezelés. Nem meglepő tehát, hogy a válaszadók túlnyomó többsége elégedetlen a céges belső ügyintézéssel.”
A szakértő szerint sok cégvezető nincs tisztában azzal, hogy már egy egyszerű szolgáltatásmenedzsment-rendszer bevezetésével is nagy mértékben racionalizálhatók a belső folyamatok. „Felmérésünk eredményeiből az látszik, hogy a magyar irodai dolgozók alig több, mint 10 százaléka használ valamilyen digitális feladat- vagy szolgáltatáskezelő rendszert, holott ezekkel nem csak az IT-támogatás lesz hatékonyabb, de a dolgozók elégedettsége is nő, hiszen kevesebb fennakadást és gördülékenyebb problémamegoldást tapasztalnak majd a mindennapi munka során.”
