Az előadók számára komoly kihívást jelent, hogy fenntartsák a résztvevők figyelmét az online meetingek teljes ideje alatt, de az úgynevezett jégtöréssel garantáltan növelhetünk a megbeszélések hatékonyságán. Szirtesi-Nagy Réka megoldásfókuszú coach arról beszélt, a meetingek elején egy pár perces játék, váratlan kérdés vagy érdekes történet is segíthet megérkezni a hallgatóknak az eseménybe, így már annak a legelején jó kapcsolódási pontok jöhetnek létre. Megjegyezte, az egyeztetések végén fontos levonni a következtetéseket is annak érdekében, hogy ne merüljenek szinte azonnal feledésbe az elhangzottak.
Legyen szó akár munkahelyi megbeszélésről, szülői értekezletről vagy lakóközösségi gyűlésről, sokszor támadhat olyan érzésünk, hogy az online térben elhangzott információkat hatékonyabban le lehetett volna írni egy e-mailben. Szirtesi-Nagy Réka, a DFT-Hungária szervezetfejlesztési igazgatója elmondta, a koronavírus-járvány miatt még digitalizáltabb világban élünk, ez ugyanakkor nem jelenti azt, hogy az online meetingeket is el kellene vetni, hiszen a kommunikációra szükség van, csupán változatosabbá, izgalmasabbá kell tenni azokat.
A tréner szerint az online meetingekkel összefüggésben egyre gyakrabban hallani az angol nyelvből átvett úgynevezett jégtörés kifejezést. Ez alatt azt értjük, amikor az előadók próbálják minél inkább oldani a hangulatot annak érdekében, hogy minden résztvevő ténylegesen bekapcsolódjon a beszélgetésbe.
„A jégtörés lehet nagyon rövid, mindössze 2-3 perces, így egyáltalán nem értékes meetingidőt visz el, csak segít gördülékenyebbé tenni azt. Napjainkban már kifejezetten sok olyan játék van, amit kimondottan az olyan helyzetekre találtak ki, amikor a szereplők nem ugyanabban a térben vannak” – mutatott rá a szakember.
Példaként említette azt a gyakorlatot, amikor a meeting első percében arra kérik meg a résztvevőket, hogy vegyenek maguk elé egy különleges tárgyat a környezetükből. Ezzel kicsit bepillantást engednek a magánszférájukba úgy, hogy rögtön a meeting aktív szereplőjének érzik magukat és megmutathatják azt az arcukat, amiket a home office nélkül valószínűleg nem tudnának.
Rejtélyes szám vagy érdekfeszítő történet is lehet jégtörés
Szirtesi-Nagy Réka megjegyezte, az üzleti életben például meglehetősen nehéz kimozdítani a megszokott mókuskerékből az embereket, miután napokig hozzájuk sem szólt adott esetben senki. Hasonló lélektani háttere van az online lebonyolított szülői értekezleteknek és a lakóközösségi gyűléseknek is egyaránt. Éppen ezért jó és szükséges a jégtörés.
„Bármilyen típusú meetingről is beszélünk, könnyen ki lehet zökkenteni az embereket egy mémmel vagy egy különleges kérdéssel. Sokan csinálják azt, hogy a megbeszélés elején bemondanak egy számot, amivel kapcsolatban meg kell tippelni, miként kapcsolódik a napi témához. Ez gondolkodásra készteti a résztvevőket, és fenntartja a figyelmüket egészen addig, míg ki nem derül a megoldás” – magyarázta.
Jégtörés továbbá az is, ha az előadó egy különös történettel indít, amivel azonnal bevonja a beszélgetésbe az embereket, ahogy az is, ha rögtön az elején kis csoportokra bontják a megjelenteket.
„Ha kirakjuk a résztvevőket párokba és azt a feladatot adjuk nekik, hogy beszélgessenek egy fókuszkérdésről egymással, máris jobban aktivizálódnak. Bár nem hallja őket mindenki, hallatják a hangjukat, esélyt kapnak a kibontakozásra és máris egy lépéssel közelebb kerülnek egymáshoz és az adott tematikához” – fogalmazott.
E-book az ötletes nyitó és záró játékokról
Szirtesi-Nagy Réka felhívta arra is a figyelmet, a jégtörés a meetingek végén is rendkívüli hasznára válhat az előadóknak. Ha ugyanis nincs keretbe foglalva, lezárva a beszélgetés, akkor könnyen előfordulhat, hogy a résztvevők már másnapra elfelejtik, mik voltak a legfontosabb tudnivalók.
„Ajánlott kijelölni egy következő lépést, egy elvégzendő feladatot a legközelebbi meetingig, másként gyakran minden ugyanúgy folytatódik tovább, mint korábban. Amennyiben nem vonjuk le a következtetéseket, lehet, hogy meg sem valósul a tervekből semmi. Ilyenkor meg lehet kérdezni a résztvevőket, miért volt számukra hasznos az az egy óra, mi az az egy dolog, amit elmondanának a vezérigazgatónak, ha találkoznának vele a folyosón. Ezt pedig mindenkinek egyszerre kell beírnia a chatablakba, így ismét mindenki aktivizálódik” – fogalmazott.
A 25 éve humánfejlesztéssel foglalkozó DFT-Hungária honlapján most ingyenesen elérhető egy e-book is néhány példával arról, hogy milyen jégtörő nyitó és záró játékokat lehet bevinni egy-egy hosszabb online egyeztetésbe vagy tréningbe. Ennek linkje: https://webshop.dft.hu/digitalis-koktel-30-jatek-es-gyakorlat-online-megbeszelesekhez/
Azokra is gondoltak, akik még több hasonló tippet szeretnének elsajátítani. Nekik készült egy 30 gyakorlatot tartalmazó e-book, ami regisztrációt követően érhető el. A praktikák ráadásul nem kizárólag felnőttekre lettek kitalálva, a célcsoportban a fiatal felnőttek, kamaszok és gyermekek is megtalálhatóak.
