A gazdaság várható élénkülése és a szakképzett munkaerő hiánya egyaránt abba az irányba mutat, hogy a cégeknek a meglévő munkaerővel kell hatékonyabban működniük. A vállalatoknak ezért minden területen, így a pénzügyi folyamatokban is a digitalizálására kell törekedniük. Mindez egybeesik azzal a hazai és uniós elvárással, hogy a számlázási és dokumentumkezelési folyamatok átlátható elektronikus rendszerben legyenek nyomon követhetők.
Az elmúlt évek gazdasági lassulása átmenetileg elfedte, hogy a munkaerőpiacon egyre nehezebb jól képzett szakembereket találni. Az elemzők által 2024-re várt 3-4% körüli növekedés azonban újra előtérbe helyezi a cégekre nehezedő nyomást, miszerint a meglévő munkaerő-állománnyal kell bővülést elérni. Ez pedig csak az ügyviteli folyamatok újragondolásával, hatékonyságának növelésével és a munkafolyamatok digitalizálásával lehetséges.
Elektronikus kiállítás, kézi feldolgozás?
„A pénzügy az a terület, ahol nem lehet hibázni, hiszen ezen múlik a cégek működése, a pénzügyesek ezért inkább mindent többször, saját kezűleg ellenőriznek. Ebben jelentett hatalmas előrelépést az, hogy Magyarországon kötelezővé vált a számlázóprogramban kiállított kimenő számlák adatainak lejelentése, így már online elérhetők és letölthetők a NAV Online Számlázáson keresztül. Emellett azonban még ott van a letöltött adatok szétbontása költségviselő és költséghely szerint. A külföldi és nem elektronikus számlák befogadása, feldolgozása, illetve a számlákhoz tartozó dokumentumok nyilvántartása sok cégnél még továbbra is manuális táblázatban, kimutatásokban történik. Mindez egy olyan aprólékos és ismétlődő adminisztrációs folyamat, ami havi több száz számla, több telephely, külföldi vevőktől beérkező számlaforgalom mellett hatalmas élőmunka igényt és időt igényel” – monda el Ozsvár Ferenc, a SzámlaRobot ügyvezetője.
Az AI az új táblázat
A problémára a megoldás már adott, hiszen a nagy mennyiségű és bonyolult számlaadatok gyors és pontos feldolgozása egyértelműen az a terület, ahol a mesterséges intelligenciát lehet és érdemes használni. Mégis – a CRM, a logisztikai és a gyártási folyamatokkal ellentétben – a pénzügyi adminisztrációban ez még gyerekcipőben jár. Pedig az ügyviteli folyamatok digitalizálása és a mesterséges intelligencia integrálása valójában sokkal egyszerűbb, mint azt elsőre gondolná az ember, ezért a következő 2-3 évben olyan természetessé és megkerülhetetlenné válhat, mint ahogyan anno az a táblázatokkal történt.
„Gyakorlatilag mindegy, hogy egy számla online letölthető, papíron vagy pdf formában érkezik be, illetve hogy magyarországi vagy külföldi számláról beszélünk a digitális feldolgozás minden esetben működik. A letöltést vagy beszkennelést követően ugyanis a számlafeldolgozó program felismeri a dokumentum tartalmi részeit, vagyis teljeskörűen beolvassa az adatokat. Mintha egy plusz kolléga lenne, aki pontosan és hipergyorsan rögzíti és dolgozza fel az információkat. A SzámlaRobot esetében pedig azt is tudja a program, hogy milyen típusú adatról van szó, a fej- és soradatokat is felismeri, egységekhez, projektekhez köti, sőt a digitális archiválásra vonatkozó szabályok szerint tárolja is a dokumentumokat. Így a kontírozással és archiválással együtt a teljes számviteli folyamat digitalizáltan tud működni” – részletezte Ozsvár Ferenc.
