Egy céges rendezvény büdzséjének nagy része a programra, a helyszínre és a látványra megy el, az ellátás pedig jellemzően a lista végén, maradékelven kerül sorra. Pedig a rendezvény minden eleme közül ez az egyetlen, amit kivétel nélkül minden vendég megtapasztal - a színpadra nem mindenki figyel, a tálcához mindenki odamegy. Ez a cikk arról szól, hogy a catering miért márkakommunikációs kérdés, és hol csúszik el a leggyakrabban. (x)
Az egyetlen elem, amit mindenki megtapasztal
Egy termékbemutatón, ügyfélrendezvényen vagy belső eseményen a program szelektív élmény: van, aki végigüli, van, aki a folyosón tölti az időt. Az ellátás viszont univerzális. És fizikai: nem hallja vagy nézi az ember, hanem megeszi. Egy márkaélmény ritkán tud ennyire közvetlen lenni.
Ebből következik a marketinges szempontból lényeges rész: az ellátás nem „kiegészítő tétel", hanem az esemény egyik legszélesebb elérésű érintkezési pontja. Ha ez rosszul sül el, a vendég nem a rossz szendvicsre emlékszik majd, hanem arra, hogy a rendezvény nem volt átgondolva.
1. A darabszám tippelésre megy
A leggyakoribb tervezési hiba, hogy a mennyiséget megérzésre lövi be a szervező. Van rá bevált ökölszabály: kézből fogyasztható falatokból - tipikusan koktélszendvicsből - fejenként 4-5 darabbal kell számolni, ha ez adja a kínálat gerincét, és 3-4 darabbal, ha desszert vagy aprósütemény is kerül mellé.
Létszámra vetítve ez 20 főnél 80-100 falat, 50 főnél 200-250, 100 főnél 400-500. A képlet egyszerű, mégis ez az a pont, ahol a legtöbb üres tálca születik - vagy fordítva: a rendezvény végén ottmaradó, kifizetett, el nem fogyott mennyiség.
2. A mentes igény nem kivétel, hanem alaphelyzet
Sok szervező a mentes tételeket a lista végén kezeli, aztán a helyszínen derül ki, hogy a vegán vendégnek két szem koktélparadicsom jutott. Egy átlagos céges közönségnél ma a kínálat 10-30 százalékát érdemes mentesnek tervezni: vegán, gluténmentes, laktózmentes vagy vegetáriánus tételnek.
Aki ezt kompromisszumnak gondolja, annak beszédes adat, hogy van olyan budapesti catering-kínálat, ahol a legkeresettebb koktélszendvics egy vegán tétel, az erdélyi padlizsánkrémes. A mentes tehát nem a „mínusz" kategória, hanem gyakran a legjobban fogyó tétel - a céges vegán catering ma önálló kínálat, nem egy-két kényszertétel a lista alján.
3. Rossz formátum a rossz helyzetben
Állva zajló rendezvényen a vendég egyik kezében pohár van, a másikban névjegy vagy telefon. Minden, amihez tányér, evőeszköz vagy két kéz kell, nem az íze miatt bukik meg, hanem a formátum miatt. A falatnyi, egy harapással fogyasztható tételek ezért nem ízlésdöntések, hanem működési feltételek - pontosan úgy, ahogy egy standon sem mindegy, hogy a látogató le tudja-e tenni a poharát.
4. A határidő nem a szolgáltató szeszélye
A catering-rendelés tipikus átfutása 2 munkanap, a kiszállítás munkanapokon, jellemzően 8:00 és 16:00 között, előre egyeztetett időpontban érkezik. Aki csütörtöki eseményre szerdán kezd szolgáltatót keresni, az már nem választ, hanem kényszerül - és a kényszerhelyzet a rendezvényszervezés legdrágább állapota.
Amit a pénzügy kérdezni fog
A marketinges számára az ellátás akkor jó, ha nem kell vele foglalkozni. Ehhez két dolog kell. Az egyik a tervezhető büdzsé: a költség jól kalkulálható, ha fejenkénti adagból indul a számítás - klasszikus koktélszendvicsből 2 880-3 600 Ft/fő az irányár a 4-5 darabos adaggal, gourmet tételeknél 3 160-3 950 Ft/fő, gluténmenteseknél 3 960-4 950 Ft/fő. Van alsó korlát is: a minimális rendelési érték jellemzően 25 000 Ft körül van, ami nagyjából 35 falat, egy 7-9 fős esemény ellátása.
A másik a pénzügyi kör: praktikus, ha a rendeléskor megadható a PO-szám, amely automatikusan rákerül a számlára - így a jóváhagyás nem utólagos levelezési kör lesz. Ezekben a részletekben dől el, hogy egy szolgáltató beszállító-e vagy napi bosszúságforrás.
A lényeg
A rendezvény márkaélménye nem a nyitóbeszéden múlik, hanem azon, hogy a vendég kapott-e valami ehetőt, amikor éhes volt, és hogy a mentes étkezőnek jutott-e több, mint egy tál saláta. Fejenként 4-5 falat, a kínálat 10-30 százaléka mentes, kézből fogyasztható formátum, két munkanap ráhagyás - ennyi a magja.
Budapesti céges eseményekre a Sandwich4u szállít friss falatokat, a klasszikustól a gluténmentesig ugyanazokban az ízcsaládokban. (x)
