A hazai könyvelők munkaidejük akár háromnegyedét is adatrögzítéssel töltik. Annak ellenére végeznek ennyi monoton munkát, hogy könyvelőszoftverrel dolgoznak és ügyfeleiket is biztatják az online számlázóprogramok használatára – derült ki egy könyvelők körében készült friss, hazai felmérésből. Csak minden negyedik ügyfél használ elektronikus megoldásokat, de a számlázás digitalizációja hamarosan megkerülhetetlen lesz.
A magyar könyvelők közel 50 százaléka tölti a munkaideje felét monoton feladatokkal, harmaduk pedig a munkaideje háromnegyedében végez ilyen tevékenységet, miközben stratégiai tanácsadásra, ügyfél-kapcsolattartásra alig marad idejük – derült ki a Számlázz.hu online számlázóprogram magyar könyvelők körében végzett legfrissebb felméréséből. A megkérdezett könyvelők nagy része kifejezetten bátorítja az ügyfeleit arra, hogy használjanak elektronikus megoldásokat – például online számlázóprogramot – a számlázás könnyebbé tétele érdekében. Ennek ellenére saját elmondásuk szerint megbízóik kevesebb, mint negyede alkalmaz digitális eszközöket ilyen célból.
Új év, új adózási szabályok, amelyek az elektronikus számlázást is érintik: 2020. július 1-jével fontos változás várható az online számlajelentés életében, hiszen eltörlik a jelenlegi 100 000 forintos jelentési értékhatárt. Ez azt eredményezi, hogy az összes, belföldi adóalanyok közötti ügyletről adatot kell szolgáltatni, függetlenül az áfa összegétől. Egy év múlva, 2021 januárjától pedig már az összes kibocsátott számlát jelenteni kell majd.
A felhő alapú megoldásoké a jövő
De ha a NAV intézkedései az online számlázás felé mutatnak, és a könyvelők ügyfeleiket is erre biztatják, akkor vajon ők maguk miért nem lépnek tovább a digitalizáció útján? Nem kellene feltétlenül monoton – adatrögzítést és adminisztrációt jelentő – munkát végezniük, hiszen ezeket a feladatokat a számítógépek képesek elvégezni helyettük – ezt felismerve hozta létre az üzleti és adminisztrációs feladatok automatizációját lehetővé tevő SMARTBooks könyvelőprogramot a Számlázz.hu stratégiai partnere, a Smart Express Technologies Kft. A megoldás egy felhőalapú programban kapcsolja össze az ügyfelet, az ügyfél bankját és a könyvelőt, így utóbbi azonnal láthatja a kimenő és a bejövő számlákat és a bankkivonatokat is. A programban automatikusan megjelennek a bizonylatok, és ezt követően bizonyos bizonylatok automatikusan könyvelésre is kerülnek, mások pedig néhány gombnyomással könyvelhetőek. Ez időt spórol a könyvelőnek és az ügyfélnek is, hiszen utóbbinak nem kell papíralapon elvinnie a számlát a könyvelőhöz, valamint azzal sem kell bajlódnia, hogy az online számlákat letöltse és eljuttassa a könyvelőhöz. Ha a vevő és a beszállító is a Számlázz.hu rendszerét használja, akkor a számlák már perceken belül megjelennek a rendszerben, és akár rögtön könyvelésre is kerülhetnek. A papíralapú számlák szkennelt képe is rögzíthető, vagy Számlázz.hu számlák esetén automatikusan feltöltődik, így ez is az ügyfél és a könyvelő számára is egyaránt elérhető.
A könyvelő ráadásul kevesebb hibát fog véteni, hiszen már nem manuálisan kell bevinnie az adatokat a könyvelőszoftverbe. A digitális ökoszisztéma használatával a könyvelők terhelése kiegyenlítettebb lesz, ugyanis azonnal látják a rendszerben, ha beérkezik egy számla és tennivalójuk van vele – szemben a jelenlegi gyakorlattal, amikor bizonyos időközönként az ügyfelek egyszerre, nagy számban küldik el az online számláikat a könyvelőnek, vagy – ami még rosszabb – kinyomtatva viszik el őket a könyvelőhöz egy nejlonszatyorban. Mivel a rendszert a könyvelő és az ügyfél is látja, mindketten naprakész információkkal rendelkeznek, vagyis gyorsabb és jobb döntéseket tudnak hozni. „Ezzel a megoldással a könyvelők jelentős versenyelőnyhöz juthatnak, hiszen adatrögzítés helyett a tanácsadásra és az ügyfél-kapcsolattartásra fókuszálhatnak. Vagyis kreatívabb és megbecsültebb munkát végezhetnek, mint előtte, ráadásul az ügyfelek válláról is levesznek egy csomó terhet. Az a könyvelő, aki nem nyit a digitalizáció felé, pár éven belül olyan hátrányba kerülhet, amit lehetetlen lesz behozni.” – mondja Stygár László, a Számlázz.hu szolgáltatásfejlesztési vezetője.
A tanácsadói szerepkör erősítése azért is juttathatja versenyelőnyhöz a könyvelőket, mert emberi jellege miatt ez a legnehezebben digitalizálható folyamat. Ráadásul anyagilag is megtérül, ha rábízzák a gépekre a monoton munkafolyamatokat, ők pedig a munka kreatívabb részével foglalkoznak: egy kutatás szerint 2018-ban az Egyesült Királyság területén a tanácsadást is nyújtó könyvelőirodák 66%-kal magasabb árbevételt realizáltak, mint a kizárólag hagyományos könyvelést végző versenytársaik.
A SMARTBooks böngészőből elérhető, felhőalapú szoftver. Mivel a könyvelő és az ügyfél közös felületet használ, nincs dupla adatrögzítés, az alkalmazáson belül pedig kommunikációs felület segíti a hatékony együttműködést. A felhőalapú működés miatt 24 órában, géptől függetlenül, bárhonnan elérhető a szolgáltatás, ami sokkal rugalmasabb közös munkát tesz lehetővé. A könyvelés digitalizációja már rövid távon is csökkenti a környezeti terhelést, hiszen a vállalkozás méretétől és eddigi gyakorlatától függően már akár néhány hónap alatt jelentős papír- és tintamennyiség spórolható meg.
