A korábbinál sokkal több lesz a home office, az eredeti üzleti terveket ugyan át kellett szabni, de a fejlesztések nem maradnak el és szükség lesz az informatikai háttér további erősítésére – többek között ezeket jelezték az mmonline.hu által megkérdezett hazai pr-ügynökségek vezetői a következő hónapokra vonatkozó terveik kapcsán. Sorozatunk harmadik részében Barna Tamás, a Republic Group ügyvezető igazgatója beszél többek között arról, hogyan hatott a piacra a járvány, miért volt szerencsés a produkciós cégük rajtjának időzítése, illetve milyen új szolgáltatást indítottak a járvány alatt.
– Mikor álltatok át home office-re, mennyire volt gördülékeny a váltás, mi jelentette a legnagyobb kihívást?
– Szerencsére már évekkel ezelőtt kialakítottuk az otthoni munkavégzéshez szükséges feltételeket, így nem volt nehéz a márciusi átállás sem. Az év elejétől kezdve nyomon követtük a nemzetközi helyzetet, így már hetekkel a teljes home office-ba vonulás előtt megtettük a szükséges intézkedéseket, hogy a technikai feltételek mindenki számára biztosítva legyenek az otthoni munkavégzéshez. Ez elsősorban logisztikai teendőket jelentett, a kreatív csapatunknak házhoz szállítottuk a szükséges hardvereket, a meetingeket pedig Microsoft Teams rendszerbe tereltük át. Az első sikeres all staff próbanap után, március 16-tól már az egész csapatunk otthonról dolgozott.
– Mennyire volt hatékony így a munka, hogyan tudtátok kiszolgálni az ügyfeleket?
– Kifejezetten hatékonyan tudtunk ebben az időszakban is dolgozni, sőt sok esetben még hatékonyabbnak is bizonyult mint korábban. Gyorsabban mentek az egyeztetések, könnyebb videós meetingeket szervezni utazási idő nélkül. Miután az első egy-két hétben az ügyfeleink is átálltak a home office módra, már gördülékenyen ment a munka. Sok szempontból persze előnyt jelentett, hogy nemzetközi ügyfelekkel és külföldi projekteken is dolgozott már a csapatunk nagy része, akiknek teljesen szokványos volt, hogy virtuális megbeszéléseket tartanak és személyes találkozó nélkül követik nyomon a projekteket.
– Volt-e egyeztetés az ügyfelekkel arról, hogyan dolgoztok tovább az új helyzetben, ezeknek mi volt a legfontosabb tapasztalata, hogy viszonyultak ők az új körülményekhez?
– Persze, az első héten minden ügyfelünkkel egyeztetve alakítottuk ki az új workflowt. Azt tapasztaltuk, hogy náluk is gyorsan és hatékonyan zajlott az átállás, szóval kifejezetten zökkenőmentesen átálltunk az online működésre. Leginkább a nagyobb stratégiai vagy tender prezentációk során éreztük a személyes találkozás hiányát, de a helyzet sajátossága következtében ezeket is gyorsan megszokták az ügyfelek és mi is. Együtt sírunk, együtt nevetünk a partnerekkel, ezért felajánlottuk, hogy a COVID-19-hez kapcsolódó feladatokat kedvezményesen vállaljuk.
– Volt-e példa arra, hogy valaki visszamondja a szerződést, vagy átmenetileg csökkentse a havidíjat, ezt hogyan menedzselte a cég, milyen intézkedéseket hozott?
– Amikor makrogazdasági szinten ilyen nagy változás következik be – és most egy jelentős vásárlóerő-csökkenésről beszélhettünk az egészségügyi válság hozományaként – az mindig gyors hatásokat gyakorol a reklámiparra is. Már február elején realizáltuk, hogy 2020 nem úgy fog alakulni, ahogy azt tavaly ősszel terveztük. Racionalizáltuk a költségeinket, újra tárgyaltunk bizonyos szerződéseket, igyekeztünk az ügyfeleink számára kedvező, ésszerű megoldásokat javasolni a hosszútávú együttműködés érdekében. A vezetőség pedig létrehozott egy 30 millió forintos szolidaritási alapot, ami a kollégák rendelkezésére áll, hogy az esetleg felmerülő hirtelen kiadásokat fedezni tudják egy kamatmentes gyorskölcsön segítségével.
– Sikerült-e esetleg új megbízást szerezni a COVID-19 alatt, hogyan történt az egyeztetés, mennyire nehezítette meg a folyamatot az, hogy csak online lehetett tartani a kapcsolatot?
– Igen, és nagyon büszkék vagyunk a csapatra, hogy ebben az időszakban is sikeres tendereket tudhatunk magunk mögött. Ennek ellenére egyértelműen új és érdekes tapasztalat volt éppen kialakuló ügyfélkapcsolati helyzetben a kizárólag online kapcsolattartás mellett tenderezni.
– A korlátozások feloldásával kötelező lesz-e visszatérni a kollégáknak az irodába, esetleg más protokollt használtok? Korábban milyen arányban volt távmunka, a járvány után emelkedik-e a home office aránya?
– Korábban heti egy nap home office-t minden kollégánknak biztosítottunk, az elmúlt hetekben pedig kidolgoztuk a visszatérési tervet. A korábbinál is rugalmasabb, teljesen új workflow rendszert alakítottunk ki, így több home office napot építettünk bele a működésünkbe, amit az egyes divízióvezetők koordinálnak majd, illetve az iroda terek funkcióit is átalakítottuk annak érdekében, hogy több tárgyalóval vágunk neki a következő időszaknak. Persze arra is figyeltünk, hogy közös kikapcsolódási lehetőségeket is biztosítsunk, ezért rendszeres munka utáni programokat tervezünk a dolgozóknak.
– Melyek voltak a legfontosabb tapasztalatai a járványnak a cég működése, az ügyfelek kiszolgálása szempontjából? Mi az, amit megtartotok a járvány után is az újfajta működésből?
– Hatékonyságnövelés tekintetében rengeteget tanultunk az elmúlt 3 hónapban, ezeket adaptáltuk az új workflow rendszerünkben is. Nyilván a járványnak vannak kellemetlenebb hatásai is, de hiszünk abban, hogy sokat lehet ezekből az időszakokból tanulni és komoly megújulási irányokat nyithat meg.
– Hogyan befolyásolja a járvány a cég üzleti terveit, mi marad el, esetleg lesz olyan fejlesztés, amit ilyen körülmények között is megvalósítotok?
– A 2019-ben készült idei terveket nagyban átírták a márciusi események. Ettől függetlenül töretlenül dolgozunk a cégfejlesztési terveinken és szerencsére folyamatosan indulunk tendereken. Nagyon büszkék vagyunk arra, hogy Escape by Republic néven elindult a produkciós cégünk, ami mozgóképes tartalmak tervezésére és előállítására fókuszál. Véletlen egybeesés volt, hogy akkorra állt össze a csapat és az eszközparkunk, amikor arra hirtelen a legnagyobb szüksége lett az ügyfeleinknek, így házon belül tudtunk 2Ds animációt készíteni az UNIQA-nak, és TVC-t mutálni a Raiffeisen számára a karanténból. Ezen kívül elindult a reklámszakmai podcastunk is Márton Szabolcs vezetésével, amit a karanténban is tökéletesen tudtunk rögzíteni vendégeinkkel.
22 év után először pedig egy forradalmian új formátumon gondolkodunk a BrandFestivallal kapcsolatban. Az elmúlt hónapokban megtapasztaltuk, milyen gyorsan írja át a terveket egy vírus és hogyan válnak elképzelhetetlenné az olyan alapvetésnek vett dolgok, mint az országok közötti mozgás lehetősége.
