A korábbinál sokkal több lesz a home office, az eredeti üzleti terveket ugyan át kellett szabni, de a fejlesztések nem maradnak el és szükség lesz az informatikai háttér további erősítésére – többek között ezeket jelezték az mmonline.hu által megkérdezett hazai pr-ügynökségek vezetői a következő hónapokra vonatkozó terveik kapcsán. Sorozatunk hatodik részében Lakatos Zsófia, az Emerald PR ügyvezetője online rendezvényekről, új ügyfelekről és a négynapos munkarendről is beszél és elárulja azt is, hogy mit tart a következő évtized igazi kihívásának.
– Mikor álltatok át home office-ra, mennyire volt gördülékeny a váltás, mi jelentette a legnagyobb kihívást?
– Március 12-én álltunk át home office-ra és ez nem jelentett túl nagy törést, mert korábban is előfordult, hogy otthonról dolgoztunk. Mindenki hazavitte a laptopját és online tartottuk a kapcsolatot. A rengeteg rendelkezésre álló platform közül mi a Messenger videóhívást használtuk a leggyakrabban, illetve a Zoom-ot, Skype-ot, Google Meet-et és a Microsoft Teams-t, amikor az ügyfelekkel tárgyaltunk. Hiszek abban, hogy felnőtt és felelősségteljes emberek a kollégáim, nem kell naponta ellenőrizni, beszámoltatni őket. Minden hétfő délelőtt hétindítót tartunk – a karantén alatt online – és amikor szükséges, chat csoportban, emailen vagy telefonon beszélünk. De az adott héten belül mindenki úgy osztja be az idejét, ahogy akarja. A legnagyobb kihívás egyébként az volt, hogy nem lehetett tudni, meddig tart ez az állapot. A bizonytalanságot rosszul viselik az emberek.
– Mennyire volt hatékony így a munka, hogyan tudtátok kiszolgálni az ügyfeleket?
– Gyorsan alkalmazkodtunk az új helyzethez, minden ügyféllel úgy tartottuk a kapcsolatot, ahogy neki komfortos volt. Van, aki a videóhívást részesíti előnyben, mások inkább telefonon beszélnek. A tervezett rendezvényeket is áttettük online platform-ra. Steigervald Krisztián „Generációk harca” című könyvének sajtóbemutatóját már online szerveztük áprilisban, de tető alá hoztunk egy zártkörű esti szalon-rendezvényt is. Korábban is volt olyan ügyfél, akivel hetente Skype-oltunk, most csak szélesedett ez a kör. Ami érdekes volt, hogy gyakrabban beszélgettünk magánéleti dolgokról is, főleg olyanokkal, akik nehezebben élték meg a karantént, akiknél úgy éreztük, szükség van arra, hogy néha csak beszélgessünk velük.
– Volt-e egyeztetés az ügyfelekkel arról, hogyan dolgoztok tovább az új helyzetben, ezeknek mi volt a legfontosabb tapasztalata, hogy viszonyultak ők az új körülményekhez?
– Elég gyorsan átálltak az ügyfelek az online kapcsolattartásra, egy hét alatt beállt a rendszer, hogy kivel, milyen gyakran és milyen platformon tartjuk a kapcsolatot.
– Volt-e példa arra, hogy valaki visszamondja a szerződést, vagy átmenetileg csökkentse a havidíjat, ezt hogyan menedzselte a cég, milyen intézkedéseket hozott?
– Nem veszítettünk ügyfelet és nem volt havidíj csökkentés sem, de az előfordult, hogy potenciális ügyféllel nem kezdődött el a munka. Még nem tudni, hogy teljesen elmarad-e az adott projekt, vagy csak később indul el.
– Sikerült-e esetleg új megbízást szerezni a COVID-19 alatt, hogyan történt az egyeztetés, mennyire nehezítette meg a folyamatot az, hogy csak online lehetett tartani a kapcsolatot?
– Érdekes módon több új ügyfelet is szereztünk az elmúlt hónapokban. Szépségiparban és divatiparban működő cégek kerestek meg, hogy az eddigi marketing tevékenységüket szeretnék pr-rel helyettesíteni vagy kiegészíteni. Folyik a munka ugyanúgy, mintha szokásos üzletmenetben lennénk.
– A korlátozások feloldásával kötelező lesz-e visszatérni a kollégáknak az irodába, esetleg más protokollt használtok?
– Szeptemberig marad a home office, alkalmanként megyünk be az irodába. Mert azért hiányzunk egymásnak és jó találkozni. Szeptembertől pedig tervezzük, hogy bevezetjük a 4-napos munkarendet és ez nemcsak annyit jelent, hogy péntekenként home office-ban leszünk, hanem azt is jelenti, hogy megpróbáljuk jobban megvalósítani a munka-magánélet egyensúlyát és a péntekeket meghagyni pihenőnapnak. Hogy ez mennyire sikerül, az még a jövő zenéje, de az elhatározás megvan.
– Melyek voltak a legfontosabb tapasztalatai a járványnak a cég működése, az ügyfelek kiszolgálása szempontjából? Mi az, amit megtartotok a járvány után is az újfajta működésből?
– Sokkal hatékonyabban tudunk dolgozni, ha csökkentjük a személyes találkozások számát, mert nagyon sok idő megy el utazással. Ez különösen a külföldi utakra, ügyfelekre igaz. Az üzleti szereplők rájöttek, hogy lehet ezt így is, minden megoldható online, úgyhogy valószínűleg a jövőben is előnyben részesítjük az ilyen megbeszéléseket. Ez nem jelenti azt, hogy nem találkozunk személyesen az ügyfelekkel, de azok a találkozók inkább a személyes kapcsolatokról szólnak majd. A munkamegbeszélés tökéletesen megoldható online is.
– Hogyan befolyásolja a járvány a cég üzleti terveit, mi marad el, esetleg lesz olyan fejlesztés, amit ilyen körülmények között is megvalósítotok?
– Egyelőre tartjuk a 2020-as tervet és az eredeti elképzelések szerint bővül a cégcsoport. A klasszikus pr-ügynökség Emerald PR mellett sikeres a tavaly nyáron indult, kríziskezelést nyúltó Válság112 és ősszel elindítjuk a Business Sustainability Program divíziót is, amely SDG-kompatibilis (sustainable development goals – a szerk.) fenntarthatósági stratégiák megírásával foglalkozik. A személyes életemben egyre hangsúlyosabb a fenntarthatóság. Már 15 éve foglalkozom ezzel a területtel, nemzetközileg jegyzett CSR-szakértő vagyok és nemrég a Budapest Klub-ban betöltött pozícióm mellett a Levegő Munkacsoport elnökségi tagja is lettem. Azt gondolom, a vírusnál sokkal komolyabb problémákkal kell a világnak szembenéznie a következő években, évtizedekben. A klímaváltozás, a környezetvédelem, a Földet ért károk helyreállítása nem várhat tovább és ebben a vállalatoknak is tevékenyen részt kell venniük. Vannak, akik sokat tettek az elmúlt években, de sok cég csak látszatcselekvéseket mutatott fel. A cukiság és a zöldre festés kora lejárt, a cégeknek muszáj lesz meghozni a fájdalmas, az alapműködésüket érintő döntéseket, mert az egyre tudatosabb fogyasztók és a döntéshozók ki fogják kényszeríteni tőlük. Izgalmas időket élünk és én szeretnék minél többet tenni annak érdekében, hogy Magyarország – a gazdaság szereplőinek segítségével – sikeresen elérje a kitűzött SDG-célokat. A következő évtized erről szól.
