A korábbinál sokkal több lesz a home office, az eredeti üzleti terveket ugyan át kellett szabni, de a fejlesztések nem maradnak el és szükség lesz az informatikai háttér további erősítésére – többek között ezeket jelezték az mmonline.hu által megkérdezett hazai pr-ügynökségek vezetői a következő hónapokra vonatkozó terveik kapcsán. Sorozatunk második részében Szőke Eszter, a Grayling ügyvezetőigazgató-helyettese beszél arról, hogy milyen előnyt jelentett számukra az, hogy nemzetközi ügynökségről van szó és mennyire váltak be a rövidebb, napi értekezletek.
– Mikor álltatok át home office-re, mennyire volt gördülékeny a váltás, mi jelentette a legnagyobb kihívást?
– Gyakorlatilag szinte azonnal. A március 16-i héttől már home office-ban dolgozott a Public Relations és Public Affairs szakmai csapatunk. Mivel éppen a vírus kitörése előtt kötöttük meg az új irodánkkal a bérleti szerződést, az egyik legnagyobb kihívást az átköltözés megszervezése jelentette a járvány közepette.
– Mennyire volt hatékony így a munka, hogyan tudtátok kiszolgálni az ügyfeleket?
– Nemzetközi ügynökségként nálunk a koronavírus járványtól függetlenül is bevett gyakorlat volt az online meeting vagy egyéb digitális felületeken történő közös munkavégzés, hiszen a legtöbb ügyfelünk helyileg nem Magyarországon dolgozik és európai kollégáinkkal is napi szinten szoktunk egyeztetni. Ezek a feltételek tehát eleve adottak voltak, és azt tapasztaltuk, hogy mindenki szinte azonnal alkalmazkodott az új körülményekhez és házi felmérésünk adatai szerint legtöbbjük még hatékonyabbnak is találta így a munkavégzést, bár néha hiányzott a személyes érintkezés és beszélgetés.
– Volt-e egyeztetés az ügyfelekkel arról, hogyan dolgoztok tovább az új helyzetben, ezeknek mi volt a legfontosabb tapasztalata, hogy viszonyultak ők az új körülményekhez?
– A koronavírus idején preferált kapcsolattartási felületekről egyeztettünk ügyfeleinkkel, ez ügyfelenként változó volt, de ez egyik oldalon sem okozott különösebb nehézséget, hiszen legtöbbjükkel eleve így tartottuk a kapcsolatot eddig is. Összességében elmondható, hogy mindenhol maximális együttműködést, rugalmasságot és segítőkészséget tapasztaltunk, és mi is igyekeztünk mindenben így állni ügyfeleinkhez, több olyan ingyenes szolgáltatást is bevezetve, amik ebben a helyzetben segíthetik az ő mindennapi munkájukat és üzleti célkitűzéseiket.
– Volt-e példa arra, hogy valaki visszamondja a szerződést, vagy átmenetileg csökkentse a havidíjat? Ezt hogyan menedzselte a cég, milyen intézkedéseket hozott?
– Projektek, munkafolyamatok átcsoportosítását kérték néhányan, amiket át tudtunk közösen ütemezni még az idei évre.
– Sikerült-e esetleg új megbízást szerezni a Covid-19 alatt, hogyan történt az egyeztetés, mennyire nehezítette meg a folyamatot az, hogy csak online lehetett tartani a kapcsolatot?
– A Covid-19 okozta jogszabályváltozások miatt bizonyos Public Affairs szolágáltatásaink iránt megnőtt a kereslet, így ezen a területen lettek új, több országot érintő megbízásaink az elmúlt időszakban, amiben a munkák nemzetköziségéből fakadóan nem okozott kihívást az online kapcsolattartás, és időközben elindult egy helyi, PR fókuszú megbízás is.
– A korlátozások feloldásával kötelező lesz-e visszatérni a kollégáknak az irodába, esetleg más protokollt használtok? Korábban milyen arányban volt távmunka, a járvány után emelkedik-e a home office aránya?
– Mivel az új irodánk kialakítása még folyamatban van, egyelőre maradunk home office-ban. A magyarországi irodában eddig is hetente egy nap home office volt elérhető a kollégák számára, a jövőben pedig elképzelhetőnek tartjuk egy rugalmasabb munkarend kialakítását, függően a koronavírus járvány alakulásától és hatásaitól.
– Melyek voltak a legfontosabb tapasztalatai a járványnak a cég működése, az ügyfelek kiszolgálása szempontjából? Mi az, amit megtartotok a járvány után is az újfajta működésből?
– A legfontosabb tapasztalat kollégáink és ügyfeleink maximálisan pozitív hozzáállása, rugalmassága és gyors reakcióképessége a megváltozott élet- és munkakörülményekhez. Bevált, hogy a heti csapatértekezletek helyett, rövidebb napi online státusz hívásokat tartottunk, amelynek része egy kötetlenebb csapatösszetartó beszélgetés is, ezt a jövőben is szeretnénk megtartani hasonló formában. Folytattuk a Grayling Talks beszélgetéssorozatunkat is online formában, ahol mindig egy olyan szakembert vagy közszereplőt hívunk meg, akit a munkájáról kérdezünk, és akinek a tapasztalata és véleménye inspirál minket.
– Hogyan befolyásolja a járvány a cég üzleti terveit, mi marad el, esetleg lesz olyan fejlesztés, amit ilyen körülmények között is megvalósítotok?
– Egyelőre a járvány nem gyakorolt jelentős hatást az üzleti terveinkre és folyamatainkra, ugyanakkor folyamatosan értékeljük az aktuális helyzetet, és annak megfelelően hozunk döntéseket.
