Az utóbbi évek munkaerőhiányának következményeként, sok szervezetben állandósultak és megszokottá váltak az üres pozíciók. Bár felületesen szemlélve egy üres pozíció nem tűnik jelentős problémának, azt is hihetnénk, hogy megtakaríthatók az adott munkakörrel kapcsolatos bérköltségek, valójában a betöltetlen munkakör a legdrágább.
A betöltetlen munkakör költsége a COV (cost of vavancy) könnyen kiszámítható. A szervezet egy alkalmazottra jutó átlagos napi árbevételét megszorozva a betöltetlen munkanapok számával, megkapjuk azt az összeget, amennyit egy betöltetlen munkakörrel átlagosan veszít a vállalat. Természetesen minél magasabb egy pozíció, a veszteség is annál magasabb, míg alacsonyabb pozíciókban a veszteség kisebb. Persze léteznek pontosabb számítások is, de az így kapott eredmény jól szemlélteti a veszteség mértékét egy szervezetnél – magyarázza Horányi-Kiss Annamária recruitment tanácsadó, a JIT Talent vezető tanácsadója.
Lássuk, mit jelent ez egy konkrét esetben: egy 10 milliárd forintos éves árbevételű, 100 fős vállalat esetében, 220 munkanappal számolva, az egy főre eső COV 454 545 forint lenne. Ezután könnyen kiszámolhatjuk, hogy a példában szereplő vállalatnál egy hónap üresedés 8,3 millió forint veszteséget jelentene egyetlen munkakör esetén. Azonban mégsem ez a betöltetlen munkakörök legnagyobb kára.
Az üres munkakörök rejtett költségei
Amíg a COV egyértelműen kifejezi az üres pozíciók közvetlen pénzügyi költségét, addig sok más, „puha” költség is felmerül, amelyek még inkább sújtják a vállalatot. Ezek közé tartoznak az ideiglenes munkaerő költségei, az alkalmazottak túlórája, elmaradt ügyfelek vagy projektek.
„Az emberi tényezők, mint a csökkenő termelékenység, a csapatszellem hanyatlása vagy az alkalmazottak kiégése sokkal nehezebben számszerűsíthetők, ám ugyancsak jelentős veszteséget jelentenek. Minél tovább tart a betöltetlen állapot, annál valószínűbb, hogy ezek a negatív hatások felerősödnek, amelyek hosszú távon tovább növelik az üres álláshelyek valódi költségét” – világítja meg Horányi-Kiss Annamária.
Ha egy osztályon 17 fő kezeli azt a munkamennyiséget, amelyet jellemzően egy 20 fős csapat végez, az az alkalmazottak kiégéséhez vezethet. Minél tovább maradnak betöltetlenül a nyitott pozíciók, annál valószínűbb, hogy csökken az általános termelékenység, a munkavállalók elkötelezettsége és a munkamorál. Az üres álláshelyek miatt a csapat elmaradhat a kitűzött céloktól, ezáltal csökken az egyéni és a csapatösztönzés lehetősége, ami tovább csökkentheti a termelékenységet.
Rugalmasság és folyamatos keresés a gyorsaság kulcsa
A kulcsfontosságú munkavállalók távozása esetén létkérdés a munkakörök mielőbbi betöltése. Ennek érdekében a toborzási és kiválasztási folyamat felgyorsítása nagyobb rugalmasságot követel. A tökéletes jelölt keresése gyakran csapdába ejti a vállalatokat, és elszalasztják azokat a jelölteket, akik valójában hozzáadott értéket teremthetnének. Ebben az esetben a soft skillek alapján történő kiválasztás segíthet. Képzett, junior jelöltek is kiválóan megfelelhetnek, ha a megfelelő képességekkel rendelkeznek. A felvételi folyamat meggyorsítása érdekében szintén legyünk rugalmasabbak, menjünk bele például az online interjúkba, különösen, ha többkörös a felvételi folyamat – tanácsolja a szakértő.
Egy recruiter alkalmazása nagy segítség lehet, főként, amikor a napi feladatok mellett nem jut elegendő idő a pozíciók megnyitására. A halogatás miatt ilyenkor heteket, hónapokat csúszhat a megnyitás időpontja, és a menedzsment létszámstoppot hirdet, mondván, hogy eddig is meg volt oldva, és nem fektetnek be recruitmentbe és új kolléga felvételébe.
A proaktív toborzás a hatékony recriutment kulcsa
De ne akkor keressünk recruitert, amikor üresedés van, mert akkor már rendszerint késő. A legjobb szakembernek is némi időre van szüksége, hogy megismerje a vállalat kultúráját, a munkakör specialitásait, ami ilyen esetben drága időveszteséget jelent. Bővülő szervezeteknél, hiányszakmák esetén a recruiter olyan, mint a céges autóflotta esetén az autószerelő: nem az a kérdés, hogy szükség lesz-e rá, hanem az, hogy mikor.
Mivel bizonyos mértékű fluktuáció a legjobb cégeknél is elkerülhetetlen, a hatékony szervezet a felkészülésre teszi a hangsúlyt. Horányi-Kiss Annamária szakmai álláspontja, hogy nemcsak éves szinten kell tervezni, hanem előre, negyedéves szinten is, ezáltal csökkenthetők a betöltetlen pozíciókkal járó költségek. A tervezésnél érdemes bevonni külső szakértőt, aki segít elhatárolni és definiálni a munkaköröket, javaslatot tesz a recruitment periódusra. Emellett a hatékony szervezet folyamatosan pásztázza a munkaerőpiacot, mellyel jelentősen csökkenthető a reaktív toborzási idő.
Az üres álláshelyek komplex problémát jelentenek, melyeknek költségei sokszor meghaladják a látszólagos megtakarításokat, különösen kulcspozíciók esetén. A toborzó csapatok és a vállalati vezetők számára kulcsfontosságú az üres álláshelyek teljes költségének megértése, hogy megfelelő erőforrásokat rendeljenek a toborzás és a megtartás területére. A betöltetlen pozíciókat nem szabad egyszerű költségmegtakarításként kezelni, sokkal inkább komplex feladatként, amely megfelelő stratégiai megközelítést igényel.
