A technológiai fennakadások, például a lassú számítógépek, nem működő alkalmazások vagy az elérhetetlen IT-támogatás, nap mint nap megnehezítik a munkavállalók életét. A leggyakoribb irodai bosszúságok közé tartoznak ezek a problémák, amelyek nem csak értékes időt vesznek el, de a motivációt is rombolják. A TOPdesk Magyarország szakértője szerint azonban ezek az adott esetben teljesen kiszámíthatatlanul jelentkező kihívások is jól kezelhetők – megfelelő felkészüléssel.
Egy nemzetközi kutatás szerint a vállalati vezetők 43 százaléka, illetve az alkalmazottak 29 százaléka véli úgy, hogy munkavégzését leginkább az informatikai, technológiai problémák akadályozzák. Sőt, a vállalati vezetők 70 százaléka úgy véli, hogy ideje 10-40 százalékát olyan hétköznapi, technikai és adminisztratív helyzetek megoldására fordítja, amely egyáltalán nem tartozik a munkaköri leírásához. Ez azt jelenti, hogy egy 8 órás munkanapból legalább 45 percet – de adott esetben akár több mint 3 órát – ilyen jellegű feladatok megoldásával töltünk.
A TOPdesk korábbi hazai, országosan reprezentatív kutatása szerint az informatikai eszközök közül a nyomtatókkal gyűlik meg a legtöbb irodai dolgozó baja: több mint egyharmaduk tette a nyomtatót a problémás IT-eszközök és szolgáltatások között az első helyre. A második és harmadik helyen az új programok telepítése és a levelezőrendszerrel kapcsolatos fennakadások végeztek.
Zakrzewski Anita, a TOPdesk marketing- és értékesítési vezetője szerint a jó hír az, hogy pont ezeket az akadályozó tényezőket – és az azokat megoldó folyamatokat – a legkönnyebb részben, vagy teljesen automatizálni.
„A kisebb-nagyobb technológiai problémák mindennaposak egy irodában, azaz ismétlődő helyzetek – ami azt is jelenti, hogy részben, vagy teljesen automatizálni lehet őket. Az, hogy előfordul-e informatikai probléma, nem kérdés, hiszen egyre több digitális eszközt és alkalmazást használunk, így garantált, hogy tapasztalunk majd valamilyen elakadást. Nem mindegy azonban, hogy a megoldására 10 percet vagy több órát fordítunk. A kérdés tehát egyrészt az, hogy milyen gyorsan tudjuk orvosolni ezeket a helyzeteket, másrészt az, hogy mennyire tudjuk megelőzni azt, hogy egyáltalán bekövetkezzenek” – mondta el Zakrzewski Anita.
A szakértő szerint mind a gyors problémamegoldásra, mint pedig a megelőzésre megoldást jelenthet egy jól megválasztott szolgáltatásmenedzsment-rendszer, amelyben a kollégák bármilyen eszközről, bárhonnan azonnal jelezhetik a meghibásodásokat, problémákat, kérdéseket, amik közvetlenül az illetékeshez jutnak el. A rendszer a tervezett karbantartásokról, készülékcserékről is nyilvántartást vezet, ezért – mivel a frissítések, karbantartások nem maradnak el –, a meghibásodásokat is könnyebb megelőzni. A rendszeresen előforduló problémák, kérdések megválaszolására pedig akár egy, nap 24 órájában elérhető, digitális tudástárat is létrehozhat a cég, így a kollégák eleve kevesebb személyes kérdéssel fordulnak majd az ügyintézőkhöz, IT-szakemberekhez. Az automatizált munkafolyamatok így csökkentik az emberi hibák számát, és lehetővé teszik, hogy az IT-csapat a valós problémák megoldására koncentrálhasson a felesleges adminisztráció helyett. „Egy feladatkezelő rendszerre ma már nem szabad csupán háttértényezőként tekintenünk. Egy jól működő digitális infrastruktúra a munkavégzés gerince” – tette hozzá a vezető.
