Egy konferencia sikerén számtalan dolog múlhat: erősítheti vagy akár gyengítheti is a cég hírnevét, bevételeit, megbízhatóságát. A siker azonban több lábon áll, melynek nagy része a szervezésben teljesedik ki. Fontos a helyszín, az előadók, a közönség és az élmény, amit a konferencia nyújt. Mivel számtalan tényezőn múlik a siker, megfontolandó lehet, hogy ne bízzuk-e profi csapatra a szervezést. Mi az, amit már el kell engednünk szervezőként? Most kiderül! (x)
Konferencia szervezése és a kihívások
Egy konferencia lebonyolítása több rizikófaktort is rejteget, az ajtónyitástól kezdve egészen a zárásig. Fontos, hogy a helyszín könnyen megközelíthető legyen, illetve a többnapos rendezvény eseményeket érdemes egy hotel közelében szervezni, ezzel is megkönnyítve mind az előadók, mind a hallgatóság életét.
Amint meghatároztuk a konferencia vázát, igyekezzünk úgy összeválogatni a témákat, hogy aktuálisak és érdekesek legyenek. Ne hozzuk rossz helyzetbe a meghívottakat: ha iskolaigazgatók a célközönség, ne invitáljunk rajztanárokat, mert nem fogják kompetensnek érezni magukat. A konferencia szervezési feladatok megoldása tehát mindig alapos felkészülést és utánajárást igényel.
Fontos, hogy újdonságot adjunk a hallgatóságnak, ehhez pedig érdemes a legnagyobb koponyákat elhívni. Annál is inkább, mert minél ismertebbek a prezentálók, annál többen fognak regisztrálni az eseményre. Ha sikerül elismert szakembereket leszervezni előadónak, máris elindultunk a sikeres konferencia útján.
Mit bízzunk profikra?
Ha konferenciát szervezünk, magunkénak érezzük, így amit csak lehet, mi szeretnénk intézni. Ez teljesen érthető, hiszen a mi fejünkben áll össze az esemény egésze, ám vannak olyan részei, amiket érdemes kiadni a kezünkből. Ha megbízható céget vagy csapatot bízunk meg bizonyos részek lebonyolításával, sok teher leesik a vállunkról.
Az emberi tényező
A konferencia szervezési feladatok egyik legfontosabb eleme a résztvevők ,,életben tartása”. A helyszíntől függően gondoskodnunk kell az előadók szállításáról – legyen az repülő- vagy buszjegy, netán autó – és a szállásukról is, amennyiben van rá igényük. Az étkeztetés is fontos, nemcsak a prezentálók esetében, hanem a közönségében is: gondoskodni kell róla, hogy legyen enni- és innivalójuk. Ezeket érdemes egy catering cégre bízni, mert ők tudják, honnan érdemes beszerezni az ételeket és italokat, és hogy mit kínáljanak ilyen esetben. Egy hozzáértő cég tud gondoskodni a konferencia-csomagokról és akár hostesseket is biztosít, akik irányítják a közönséget.
Forgatókönyv
Ha megvan a konferencia témája, akkor abban is bátran kérhetünk segítséget, hogy egy profi csapat állítsa össze a pontos menetet. Természetesen nem kell mindent kiadni a kezünkből, de sosem árt, ha valaki pontról-pontra felépíti a konferencia napjainak programját.
A hálózat csapdájában
Manapság rendkívül fontos feladatunk a konferenciák szervezésénél az online részvétel. Azontúl, hogy a különböző szociális média felületeken hirdetjük és eseményt szervezünk a konferenciának, a weboldal is lényeges eleme az internetes megjelenésnek. Ha igazán professzionálisnak akarunk mutatkozni, hozzunk össze egy külön honlapot az előadás-sorozatnak, vagy sajátunkon hozzunk létre aloldalt számára. Konferencia után a helyben készült képeket is érdemes feltölteni egy zárt platformra, ahol a résztvevők elérhetik azokat. Ezeket megoldhatjuk, de a regisztráció és a jegyváltás már szakembert igényel.
Marketing
Ugyan az előző pontban a szociális média megjelenéseknél érintettük a marketinget, ám ez a szakma kis szelete csupán. A marketing több olyan dologért felelős, amiket mi szervezőként nem feltétlenül tudunk ellátni. Azok, akik értenek hozzá, sokkal jobban meg tudják fogni a konferencia lényegét, így grafikusokkal karöltve profi képeket, logót, roll upot és reklámokat tudnak készíteni. Akár videós formában is képesek reklámozni az eseményt, így sokat várhatunk a munkájuktól.
Az a fránya technika!
Ugyan ha rendszeresen ellátunk konferenciaszervezői feladatokat, bizonyára rendelkezésünkre áll némi technikai háttér: mikrofon, erősítő, projektor és társaik, ám tudjuk őket használni? Egy-egy nagyobb tér hangosítása hozzáértőt kíván, különösen akkor, ha valamilyen oknál fogva a mikrofon gerjed vagy sípol. Murphy törvénye szerint, ami elromolhat, az el is romlik, így nem árt készenlétben tartani valakit arra az esetre, ha beüt a krach.
Ki mit tud?
Ha szakmai szempontból összeállt a konferencia, meg kell kérdeznünk magunktól, hogy mi az, amiről nyugodt szívvel azt mondjuk, hogy professzionálisan el tudjuk végezni. Nyilvánvalóan ilyenkor is tényező a pénz, így az ember amit lehet, megold, de ne hagyjuk, hogy az anyagiak hozzanak meg fontos döntéseket helyettünk! Az is lényeges szempont, hogy ne vállaljuk túl magunkat. A konferencia legyen átlátható, egységes és érthető a célközönség számára, éppen ezért ne bonyolítsuk túl.
Konferenciát szervezni nem egynapos program, ám ha sikeresen zárul, jó érzéssel húzhatjuk ki magunkat, és ezen az örömön az sem változtat, ha segítséggel vittük véghez. (x)
