- Hirdetés -

Konferenciaszervezés: melyik részét érdemes profikra bízni? (x)

|

- Hirdetés -

Egy konferencia sikerén számtalan dolog múlhat: erősítheti vagy akár gyengítheti is a cég hírnevét, bevételeit, megbízhatóságát. A siker azonban több lábon áll, melynek nagy része a szervezésben teljesedik ki. Fontos a helyszín, az előadók, a közönség és az élmény, amit a konferencia nyújt. Mivel számtalan tényezőn múlik a siker, megfontolandó lehet, hogy ne bízzuk-e profi csapatra a szervezést. Mi az, amit már el kell engednünk szervezőként? Most kiderül! (x)

Konferencia szervezése és a kihívások

Egy konferencia lebonyolítása több rizikófaktort is rejteget, az ajtónyitástól kezdve egészen a zárásig. Fontos, hogy a helyszín könnyen megközelíthető legyen, illetve a többnapos rendezvény eseményeket érdemes egy hotel közelében szervezni, ezzel is megkönnyítve mind az előadók, mind a hallgatóság életét.

Amint meghatároztuk a konferencia vázát, igyekezzünk úgy összeválogatni a témákat, hogy aktuálisak és érdekesek legyenek. Ne hozzuk rossz helyzetbe a meghívottakat: ha iskolaigazgatók a célközönség, ne invitáljunk rajztanárokat, mert nem fogják kompetensnek érezni magukat. A konferencia szervezési feladatok megoldása tehát mindig alapos felkészülést és utánajárást igényel.

Fontos, hogy újdonságot adjunk a hallgatóságnak, ehhez pedig érdemes a legnagyobb koponyákat elhívni. Annál is inkább, mert minél ismertebbek a prezentálók, annál többen fognak regisztrálni az eseményre. Ha sikerül elismert szakembereket leszervezni előadónak, máris elindultunk a sikeres konferencia útján.

Mit bízzunk profikra?

Ha konferenciát szervezünk, magunkénak érezzük, így amit csak lehet, mi szeretnénk intézni. Ez teljesen érthető, hiszen a mi fejünkben áll össze az esemény egésze, ám vannak olyan részei, amiket érdemes kiadni a kezünkből. Ha megbízható céget vagy csapatot bízunk meg bizonyos részek lebonyolításával, sok teher leesik a vállunkról.

Az emberi tényező

A konferencia szervezési feladatok egyik legfontosabb eleme a résztvevők ,,életben tartása”. A helyszíntől függően gondoskodnunk kell az előadók szállításáról – legyen az repülő- vagy buszjegy, netán autó – és a szállásukról is, amennyiben van rá igényük. Az étkeztetés is fontos, nemcsak a prezentálók esetében, hanem a közönségében is: gondoskodni kell róla, hogy legyen enni- és innivalójuk. Ezeket érdemes egy catering cégre bízni, mert ők tudják, honnan érdemes beszerezni az ételeket és italokat, és hogy mit kínáljanak ilyen esetben. Egy hozzáértő cég tud gondoskodni a konferencia-csomagokról és akár hostesseket is biztosít, akik irányítják a közönséget.

Forgatókönyv

Ha megvan a konferencia témája, akkor abban is bátran kérhetünk segítséget, hogy egy profi csapat állítsa össze a pontos menetet. Természetesen nem kell mindent kiadni a kezünkből, de sosem árt, ha valaki pontról-pontra felépíti a konferencia napjainak programját.

A hálózat csapdájában

Manapság rendkívül fontos feladatunk a konferenciák szervezésénél az online részvétel. Azontúl, hogy a különböző szociális média felületeken hirdetjük és eseményt szervezünk a konferenciának, a weboldal is lényeges eleme az internetes megjelenésnek. Ha igazán professzionálisnak akarunk mutatkozni, hozzunk össze egy külön honlapot az előadás-sorozatnak, vagy sajátunkon hozzunk létre aloldalt számára. Konferencia után a helyben készült képeket is érdemes feltölteni egy zárt platformra, ahol a résztvevők elérhetik azokat. Ezeket megoldhatjuk, de a regisztráció és a jegyváltás már szakembert igényel.

Marketing

Ugyan az előző pontban a szociális média megjelenéseknél érintettük a marketinget, ám ez a szakma kis szelete csupán. A marketing több olyan dologért felelős, amiket mi szervezőként nem feltétlenül tudunk ellátni. Azok, akik értenek hozzá, sokkal jobban meg tudják fogni a konferencia lényegét, így grafikusokkal karöltve profi képeket, logót, roll upot és reklámokat tudnak készíteni. Akár videós formában is képesek reklámozni az eseményt, így sokat várhatunk a munkájuktól.

Az a fránya technika!

Ugyan ha rendszeresen ellátunk konferenciaszervezői feladatokat, bizonyára rendelkezésünkre áll némi technikai háttér: mikrofon, erősítő, projektor és társaik, ám tudjuk őket használni? Egy-egy nagyobb tér hangosítása hozzáértőt kíván, különösen akkor, ha valamilyen oknál fogva a mikrofon gerjed vagy sípol. Murphy törvénye szerint, ami elromolhat, az el is romlik, így nem árt készenlétben tartani valakit arra az esetre, ha beüt a krach.

Ki mit tud?

Ha szakmai szempontból összeállt a konferencia, meg kell kérdeznünk magunktól, hogy mi az, amiről nyugodt szívvel azt mondjuk, hogy professzionálisan el tudjuk végezni. Nyilvánvalóan ilyenkor is tényező a pénz, így az ember amit lehet, megold, de ne hagyjuk, hogy az anyagiak hozzanak meg fontos döntéseket helyettünk! Az is lényeges szempont, hogy ne vállaljuk túl magunkat. A konferencia legyen átlátható, egységes és érthető a célközönség számára, éppen ezért ne bonyolítsuk túl.

Konferenciát szervezni nem egynapos program, ám ha sikeresen zárul, jó érzéssel húzhatjuk ki magunkat, és ezen az örömön az sem változtat, ha segítséggel vittük véghez. (x)

- Hirdetés -

A KATEGÓRIA TOVÁBBI CIKKEI

A Human Telexszel kampányol a Finish

A Reckitt brandjének új, a környezettudatosságot előtérbe helyező kampánya május közepén indult, a márka ügynöksége a Human Telex Advertising & Event.„A Finish számára évek óta kiemelt jelentőséggel bír a környezettudatosság. Küldetésének tekinti, hogy felhívja...

Környezettudatos irodába költözik a Diageo

Az idén 20. évfordulóját ünneplő Diageo Budapest a társadalmi felelősségvállalás jegyében az idei évtől a modern, környezettudatos Green Court Offices irodaházban folytatja működését. Az új iroda kialakítása során számos környezettudatos építőipari megoldást és új...

Újra járvány előtti szinten a turizmus

Két turbulens év után a Mastercard Economics Institue új kutatása azt mutatja, hogy mind az üzleti- mind a szabadidős repülőjegy foglalások száma túllépte a világjárvány előtti szintet, valamint az utasszállító hajók, vonatok és buszok...

Káros a reklámadó a magyar gazdaságra

A Magyar Reklámszövetség és társszövetségei továbbra is fenntartják álláspontjukat: a reklámadó káros a teljes magyar gazdaság számára és nem támogatják a különadó visszavezetését, hiszen a gyengülő makrogazdasági környezet és a bejelentett vállalati, szektoriális különadók...

Tovább emelkednek a lakásárak, nehéz helyzetben vannak a vevők

A KSH kiadta legfrissebb, keresetekről szóló gyorstájékoztatóját, amely szerint 2022 márciusában a teljes munkaidőben foglalkoztatottak bruttó átlagkeresete meghaladta a félmillió forintot, ami 17,5 százalékos emelkedést jelent. Hogy mire elég ez a mai emelkedő kamatkörnyezetben,...

Behúzták a féket a vállalkozások

A járvány időszakában tapasztalt óvatossághoz hasonlóan, az orosz-ukrán konfliktus kitörése okozta gazdasági bizonytalanság és a fokozódó infláció ismét megfontoltabbá tette a kkv-kat. A K&H kkv bizalmi index 2022 első negyedévi kutatása alapján az előző...

Rekord árbevételről számolt be az AutoWallis

A régió 14 országában jelenlévő AutoWallis Csoport messze a piaci átlagot felülmúló növekedéssel, kiugró hatékonyságjavulással zárta az első negyedévet. Nettó eredménye több mint ötszörösére, 1,9 milliárd forintra, EBITDA-ja több mint a duplájára, 3,1 milliárd...

Politikai reklámok miatt büntették a TV2-t

A megrendelő megnevezésének és a megkülönböztető figyelemfelhívás hiánya miatt rótt ki több mint kétmillió forintos bírságot a TV2 szolgáltatójára a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) Médiatanácsa. A testület helytelenül közvetített virtuális reklám miatt...

People Group néven folytatja a 1080p Reklám- és médiaügynökség

A 1080p Solution Agency-t 2014-ben alapította az akkor még Urbán Zsolt vezette HD Group és a Kádár Tamáshoz és Dévényi Balázshoz köthető Dynamo Budapest azzal a céllal, hogy ötvözzék a két vállalatban lévő reklámügynökségi...

Szlovéniában terjeszkedik az AutoWallis

Megnyitotta Szlovénia egyetlen Land Rover márkakereskedését az AutoWallis Csoport, így tovább fokozza kiskereskedelmi aktivitását az országban. A lépéssel folytatja nemzetközi terjeszkedését a magyar tőzsde autós vállalata, miután az elmúlt két évben két sikeres akvizíciót...
- Hirdetés -
- Hirdetés -

Legolvasottabb

További részletek az új különadókról

Mint ismert, a napokban Magyarország Kormánya döntést hozott egy rezsivédelmi és honvédelmi alap létrehozásáról, melynek forrását bizonyos szektorokra kivetett, ún. „extraprofit-különadókból" és további adóintézkedésekből kívánja finanszírozni. A tervezett lépésekről a május 26-i kormányinfón hangzottak...

A Human Telexszel kampányol a Finish

A Reckitt brandjének új, a környezettudatosságot előtérbe helyező kampánya május közepén indult, a márka ügynöksége a Human Telex Advertising & Event.„A Finish számára évek óta kiemelt jelentőséggel bír a környezettudatosság. Küldetésének tekinti, hogy felhívja...

Környezettudatos irodába költözik a Diageo

Az idén 20. évfordulóját ünneplő Diageo Budapest a társadalmi felelősségvállalás jegyében az idei évtől a modern, környezettudatos Green Court Offices irodaházban folytatja működését. Az új iroda kialakítása során számos környezettudatos építőipari megoldást és új...

Újra járvány előtti szinten a turizmus

Két turbulens év után a Mastercard Economics Institue új kutatása azt mutatja, hogy mind az üzleti- mind a szabadidős repülőjegy foglalások száma túllépte a világjárvány előtti szintet, valamint az utasszállító hajók, vonatok és buszok...

Káros a reklámadó a magyar gazdaságra

A Magyar Reklámszövetség és társszövetségei továbbra is fenntartják álláspontjukat: a reklámadó káros a teljes magyar gazdaság számára és nem támogatják a különadó visszavezetését, hiszen a gyengülő makrogazdasági környezet és a bejelentett vállalati, szektoriális különadók...
- Hirdetés -

Don't Miss

Hiszünk a marketing erejében

Az üzleti döntéshozókat is jobban megszólítanák és mélyebben megismertetnék őket a marketing szerepeivel, feladataival és lehetőségeivel az idei Marketing Summit Hungary- n – mondta el Hinora Ferenc. A Magyar Marketing Szövetség (MMSZ) elnöke az...
Várkonyi Balázs TOP25

Közös platformon

Várkonyi Balázs, eMAG-Extreme Digital, ügyvezető igazgató - Április közepén jelentették be, hogy összevonják a platformjaikat, és a jövőben az eMAG platformját használja a cég, az Extreme Digital vásárlóinak is erre kell váltaniuk. Miért volt szükség...

Hiszünk a versenyben

Takács Csaba, Alza.hu, ügyvezető igazgató - Mi jelentette a legnagyobb kihívást tavaly az Alza számára a magyar piacon? - A fő kihívást a fogyasztói kereslet váratlan és kiszámíthatatlan változásai jelentették, mindkét irányban: felfelé és lefelé is...

Mindent bevetünk

Ötszáz gép, húszezer munkatárs, ekkora lesz 2030-ra a Wizz Air. Radó András, a légitársaság senior cabin crew recrutiment managere beszélt többek között arról, hogyan toboroznak, illetve milyen nyárra számítanak.   - Nagyon komoly bővülés előtt áll...

A valódi értékek, valódi üzenetek építik igazán a márkát

Mottl-Molnár Orsolya, HEINEKEN Hungária, marketing- és kereskedelmi marketingigazgató   - Februártól irányítod a Heineken Hungária marketing és kereskedelmi marketing részlegét, közben az élet ismét furcsán alakult körülöttünk. Mennyire nehezíti meg, késztet változtatásra a szomszédos háborús helyzet? -...
- Hirdetés -

SzuperZöld

Környezettudatos irodába költözik a Diageo

Az idén 20. évfordulóját ünneplő Diageo Budapest a társadalmi felelősségvállalás jegyében az idei évtől a modern, környezettudatos Green Court Offices irodaházban folytatja működését. Az új iroda kialakítása során számos környezettudatos építőipari megoldást és új...

Ezek a járművek lehetnek a zöld autózás új sztárjai

Világszerte egyre több ország tervezi a belső égésű motorral rendelkező autók fokozatos kivezetését a piacról a következő 10-20 évben, és tavaly júliusban az Európai Bizottság is azt javasolta, hogy 2035-ig tiltsák be a belső...

Újabb hazai sztárok álltak ki a természetvédelemért

A természet megóvása, bolygónk védelme ma már olyan alapvetésnek számít, ami mellett az ismert emberek és a kreatív szakma legnagyobbjai világszerte és hazánkban is egyre gyakrabban kiállnak. Ki egy civil szervezetet támogat, ki a...

DATA

Labdarúgó Eb M4 Sport nézettség

Virágzik a sportturizmus, nagyot nőhet a szurkolók száma

Az Európa-szerte eltérő Covid-19 korlátozások ellenére is 60 százalékkal nőhet idén az új és visszatérő szurkolók száma a sporteseményeken az előző évhez képest. A Mastercard Sportgazdasági Indexe szerint egyre többen költenek olyan sportokra, melyeket...

Kisebbségben vannak a környezettudatos cégek

Bár jobban figyelnek a fenntarthatóságra a magyar nagyvállalatok, még mindig masszív kisebbségben vannak a környezettudatos cégek – többek között ez derül ki a K&H Bank felméréséből. A múlt év utolsó negyedében megkérdezett cégek majdnem...

Rekordmennyiségű reklám jelent meg tavaly a tévécsatornákon

2021-ben a teljes népesség naponta átlagosan 4 óra 54 percet töltött a tévékészülékek előtt, amely mindössze 1 perccel volt kevesebb, mint az egy évvel korábbi tévénézési idő – derül ki a Nielsen Közönségmérés adataiból....