A mostani helyzet derült égből villámcsapásként ért rengeteg vezetőt és szervezetet. Pár nap alatt kifordult magából az eddig ismert világunk. A kezdeti sokkból talán most kezdünk ébredezni, és kezdünk rájönni, hogy nem napokról, nem is hetekről, hanem hónapokról beszélünk. Most azok a vállalatok jöhetnek ki nyertesen ebből a helyzetből, akik azonnal cselekszenek, alkalmazkodnak, mindezt pedig egyszerűen, gyorsan és hatékonyan kommunikálni is tudják. Kríziskommunikációs tippeket tartalmazó letölthető segédlettel segít a Blue Colibri App.
A válságkommunikációt nem úszhatja meg egyetlen vállalat sem, hiszen az elódázott, nem megfelelően kommunikált üzenetek komoly sebeket ejthetnek egy cég belső és külső megítélésén is. Ha egy válság kezeletlenül marad, az megbéníthatja a céget, konfliktusokat szül és a pletykák, rém- és álhírek melegágyát hozza létre. Munkavállalói szinten bizonytalanságot és pánikot generál, irracionális gondolkodáshoz és cselekvésekhez vezet, valamint erős szorongást vált ki.
Annak érdekében, hogy megelőzzük a negatív következményeket és sikeresen kerüljünk ki egy válsághelyzetből fontos követnünk a következő lépéseket.
Készüljünk fel a felkészülhetetlenre!
Bár a krízis általában előre nem látható, és azonnali alkalmazkodást igényel, ha időt szánunk a megfelelő felkészítésre tompíthatjuk a károkat a szervezeti működésben. Vizsgáljuk meg a belső működésünket és a külső környezetet. Milyen információk keringenek a médiában? Hogyan reagálnak az iparágunk egyéb szereplői? Mik azok a belső működésünkből származó erőforrásaink, amik támogatni tudják a krízis kezelését? Milyen következményekkel és kockázatokkal számolhatunk? Van-e forgatókönyvünk minden lehetséges kimenetelre?
Állítsunk fel válságstábot!
Ha felmértük, hogy mi a jelenlegi helyzet, ami fenyegető ránk nézve, állítsuk fel egy akciócsoportot, akik meghatározott cselekvési tervet követve hatékonyan reagál a válságra. Határozzuk meg az egyes tagok feladatait és felelősségi körét. Nevezzünk ki az információátadásért, a folyamatok irányításáért, a döntéshozásért, valamint a hírek és információk ellenőrzéséért felelős tagokat!
Határozzunk meg cselekvési tervet!
Ebben vegyük sorra a főbb teendőket: mi a vezetők szerepe, milyen lépéseket érdemes megtennünk, hogy túléljük a válságot. Mik az aktuális teljes és részcéljaink? Hogyan fogja támogatni a cselekvési akcióinkat a kommunikáció?
Kommunikáljunk egyszerűen, gyorsan és őszintén!
Krízis idején kiemelten fontos, hogy az, amit mondunk, és az, amit teszünk, összhangban legyen egymással! A békeidőktől eltérően, a kríziskommunikációs üzeneteknek érthetőnek (egyszerű megfogalmazás), felkészültnek (adatokon, érveken és tényeken alapuló) és hitelesnek (őszinte) kell lenniük. Emellett fontos a gyorsaság, hiszen az idő ellenünk játszik. Minden vállalat inkább kommunikáljon időben valamit, amit aztán pár nap múlva helyesbít, mint, hogy ne mondjon semmit! Az információk visszatartása csak tovább erősíti a pletykákat, a bizonytalanságot és a frusztrációt. Törekedjünk a rendszerességre, és minden felmerülő problémára reagáljunk a lehető legrövidebb időn belül!
Őrizzük meg nyugalmunkat és mutassunk empátiát!
Természetes, hogy bizonytalan és fenyegető helyzetekben hamarabb kerítenek minket hatalmukba a negatív érzelmek. Nagyobb eséllyel vagyunk frusztráltak, indulatosak és agresszívek. Azonban pánik és kapkodás helyett, igyekezzünk megőrizni a nyugalmunkat és mutassuk ki empátiánkat az érintettek felé! Hagyjunk teret a munkavállalóknak, hogy szabadon kifejezhessék érzéseiket, feltegyék kérdéseiket, valamint elmondják a helyzet és a döntések rájuk gyakorolt hatásait. A válságkommunikáció titka, hogy megfelelő stratégiát alkalmazva, nyugodtak tudjunk maradni.
A vállalati belső kommunikációra digitalizált megoldást kínáló Blue Colibri App részletes válságkezelési és kríziskommunikációs útmutatóját ide kattintva le is tudod tölteni!
