A korábbinál sokkal több lesz a home office, az eredeti üzleti terveket ugyan át kellett szabni, de a fejlesztések nem maradnak el és szükség lesz az informatikai háttér további erősítésére – többek között ezeket jelezték az mmonline.hu által megkérdezett hazai pr-ügynökségek vezetői a következő hónapokra vonatkozó terveik kapcsán. Sorozatunk negyedik részében Bede Márta, a Well PR ügyvezetője elmondja, hogy mit árult el a csapatról a járványhelyzet, hogyan álltak át a heti tervezésre és mire jöttek rá az elmélyülést igénylő munkák kapcsán.
– Mikor álltatok át home office-re, mennyire volt gördülékeny a váltás, mi jelentette a legnagyobb kihívást?
– Március 15-étől dolgozunk home office-ban. Az átállással szerencsére nem volt semmiféle probléma, amelyet egy – a közelmúltban elvégzett – belső, dolgozói felmérésünk meg is erősített. Egyrészt továbbra is egy jól összeszokott csapat dolgozott együtt, másrészt tudtuk, hogy a rendszer működőképes, hiszen az elmúlt év utolsó negyedévétől kezdve teszteltük és gyűjtöttük a tapasztalatot a home office munkavégzés tekintetében – akkor még nem a vírus miatt.
– Mennyire volt hatékony így a munka, hogyan tudtátok kiszolgálni az ügyfeleket?
– Hatékonyan tudtunk, tudunk együtt dolgozni, és az ügyfelekkel való kapcsolattartásba is igyekeztünk maximálisan átvinni ezt a hatékonyságot. Nyilván hiányzott a csapat, a közös gondolkodás, de erre is megtaláltuk azokat az eszközöket, csatornákat, aminek segítségével rugalmasságot és proaktivitást tudtunk vinni a munkába. A munkatársakon még nagyobb nyitottságot láttam, fokozottan segítettük egymás munkáját, és talán minden eddiginél jobban lehetett érezni, hogy bár személyesen most nem találkozunk, de egy csapat vagyunk.
– Volt-e egyeztetés az ügyfelekkel arról, hogyan dolgoztok tovább az új helyzetben, ezeknek mi volt a legfontosabb tapasztalata, hogy viszonyultak ők az új körülményekhez?
– A home office átállásról természetesen előre tájékoztattuk megbízóinkat, de gyakorlatilag addigra már mindenki, aki megtehette, átállt a távmunkára. Én azt gondolom, hogy ez az időszak a kölcsönös megértésről és együttműködésről szólt. Ügyfélnek, ügynökségnek most egy olyan helyzetben kellett helytállnia, amire eddig nem volt példa, és szerencsére a partnereink is úgy látták, hogy ezt a kemény időszakot csakis együtt, összefogással tudjuk átvészelni. Bármely szektorról is van szó, a kommunikációra egy ilyen mértékű válság esetén óriási teher hárul, és ennek kezelésében biztosítottunk mi hátteret a megbízóinknak, sok esetben messze túllépve az együttműködés kereteit – akár folyamatos, napi 24 órás rendelkezésre állással.
– Volt-e példa arra, hogy valaki visszamondja a szerződést, vagy átmenetileg csökkentse a havidíjat, ezt hogyan menedzselte a cég, milyen intézkedéseket hozott?
Azt gondolom, nem volt olyan ügynökség, akit ez a csökkentés vagy szüneteltetés ne érintett volna – a különbség ezek mértékében volt. Az éves terveket felülírva heti tervezést vezettünk be, amelyben a bevétel és költségarányokat folyamatosan elemeztük. A célunk az volt, hogy egyetlen munkatársunktól se kelljen megválnunk és ez sikerült is.
– Sikerült-e esetleg új megbízást szerezni a COVID-19 alatt, hogyan történt az egyeztetés, mennyire nehezítette meg a folyamatot az, hogy csak online lehetett tartani a kapcsolatot?
Igen, egyrészt olyan projektek indultak el, amelyek tervezése már folyamatban volt, de a végső jóváhagyás már a járvány ideje alatt érkezett meg, másrészt a járvány ideje alatt is kerültünk kapcsolatba olyan új megbízóval, akivel a közelmúltban szerződést is kötöttünk.
– A korlátozások feloldásával kötelező lesz-e visszatérni a kollégáknak az irodába, esetleg más protokollt használtok? Korábban milyen arányban volt távmunka, a járvány után emelkedik-e a home office aránya?
– Korábban inkább kísérleti jelleggel próbálkoztunk a home office-szal. Az akkori tapasztalatokat csak megerősítette a három hónapos rendkívüli állapot, amelynek pozitív hatását semmiféleképpen sem szeretnénk elengedni. Ezen a héten már mi is megkezdtük az irodai munkát, alapelvünk a biztonság és a fokozatosság. Heti 2 nappal indítjuk az irodai jelenlétet, fontos, hogy az egy légtérben dolgozó csapatok egymást váltva térnek vissza.
– Melyek voltak a legfontosabb tapasztalatai a járványnak a cég működése, az ügyfelek kiszolgálása szempontjából? Mi az, amit megtartotok a járvány után is az újfajta működésből?
– Azt, hogy az „elmélyülést” igénylő munkák jobban végezhetők otthonról, eddig is tudtuk. Ennek lehetőségét mindenképpen szeretnénk hosszú távon is megtartani. Az is nagy tapasztalat, hogy nagyon sok megbeszélés megtartható az online térben, megtakarítva ezzel az utazási időt és költséget.
– Hogyan befolyásolja a járvány a cég üzleti terveit, mi marad el, esetleg lesz olyan fejlesztés, amit ilyen körülmények között is megvalósítotok?
– Az biztos, hogy a megfelelő informatikai háttér biztosítása minden eddiginél nagyobb szükséglet, ennek fejlesztésén továbbra is dolgozik a cégcsoport.
